Региональное
Законодательство
Республика Карелия

Приказ Администрации Главы РК от 01.08.2013 N 159 "Об утверждении Положения об архиве Администрации Главы Республики Карелия"

Зарегистрировано в Минюсте Республики Карелия 23 августа 2013 г. № 2056
------------------------------------------------------------------

АДМИНИСТРАЦИЯ ГЛАВЫ РЕСПУБЛИКИ КАРЕЛИЯ

ПРИКАЗ
от 1 августа 2013 г. № 159

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГЛАВЫ РЕСПУБЛИКИ КАРЕЛИЯ

В соответствии с частью 1 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" приказываю:
1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве Администрации Главы Республики Карелия.
2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Руководителя Администрации Главы Республики Карелия Г.Т.Брун.

Руководитель Администрации
Главы Республики Карелия
В.Г.БАЕВ





Утверждено
Приказом
Администрации
Главы Республики Карелия
от 1 августа 2013 г. № 159

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГЛАВЫ РЕСПУБЛИКИ КАРЕЛИЯ

I. Общие положения

1. Документы Администрации Главы Республики Карелия (далее - Администрация), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в Государственном казенном учреждении Республики Карелия "Национальный архив Республики Карелия" (далее - Национальный архив).
До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", хранятся в Администрации.
2. В целях хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Администрации, в Администрации создается архив.
3. Функции по обеспечению деятельности архива возлагаются на Управление документооборота и информатизации Администрации Главы Республики Карелия (далее - Управление).
4. При выполнении функций по обеспечению деятельности архива Управление руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательством Республики Карелия, нормативно-методическими документами федерального органа исполнительной власти в области архивного дела, приказами Администрации, настоящим Положением.

II. Состав документов архива

5. В архив поступают:
1) законченные делопроизводством Администрации документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений Администрации, документы временного срока хранения (свыше 10 лет), необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;
2) документы постоянного срока хранения и по личному составу реорганизованных организаций, в отношении которых Администрация является правопреемником в соответствии с законодательством Российской Федерации;
3) служебные и ведомственные издания;
4) научно-справочный аппарат к документам архива.

III. Задачи и функции Управления
по обеспечения деятельности архива

6. Основными задачами Управления по обеспечению деятельности архива являются:
1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен пунктом 5 настоящего Положения;
2) учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;
3) подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в соответствии с установленными требованиями;
4) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве структурных подразделений Администрации.
7. В соответствии с возложенными на него задачами Управление осуществляет следующие функции по обеспечению деятельности архива:
1) принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством документы структурных подразделений Администрации, обработанные в соответствии с установленными требованиями;
2) разрабатывает и согласовывает с Национальным архивом графики предоставления описей дел постоянного срока хранения на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Республики Карелия (далее - ЭПК Министерства культуры Республики Карелия) и графики передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение;
3) составляет и представляет не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии Администрации и ЭПК Министерства культуры Республики Карелия;
4) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел, периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел в архиве;
5) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом Национального архива;
6) организует использование документов путем:
информирования Руководителя Администрации и должностных лиц Администрации о составе и содержании документов архива;
выдачи в установленном порядке дел, документов или копий документов в целях служебного и научного использования;
исполнения запросов организаций и заявлений граждан по вопросам социально-правового характера, выдачи в установленном порядке копий документов и архивных справок;
ведения учета использования документов, хранящихся в архиве;
7) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе постоянно действующей экспертной комиссии Администрации;
8) ежегодно представляет в Национальный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
9) подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Национальный архив документы Архивного фонда Российской Федерации;
10) контролирует выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Администрации.


------------------------------------------------------------------