Типы документов
Реклама
Партнеры
Постановление Правительства РК от 06.12.2013 N 354-П "О Регламенте работы в Единой системе электронного документооборота и делопроизводства "Дело"
ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ КАРЕЛИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 6 декабря 2013 г. № 354-П
О Регламенте работы в Единой системе электронного
документооборота и делопроизводства "Дело"
В целях обеспечения эффективного межведомственного информационного взаимодействия органов исполнительной власти Республики Карелия Правительство Республики Карелия постановляет:
Утвердить прилагаемый Регламент работы в Единой системе электронного документооборота и делопроизводства "Дело".
Глава Республики Карелия
А.П.ХУДИЛАЙНЕН
Утвержден
постановлением
Правительства Республики Карелия
от 6 декабря 2013 года № 354-П
РЕГЛАМЕНТ
работы в Единой системе электронного
документооборота и делопроизводства "Дело"
Общие положения
1. Настоящий Регламент устанавливает правила и порядок работы с документами в органах исполнительной власти Республики Карелия в Единой системе электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее - ЕСЭДД), предназначенной для автоматизированной обработки документов, содержащих открытую информацию и включаемых в номенклатуру дел органов исполнительной власти Республики Карелия, за исключением документов, содержащих информацию, составляющую государственную тайну.
Документы "Для служебного пользования" подлежат регистрации в ЕСЭДД без создания электронного документа.
2. Работа с документами в ЕСЭДД осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом и инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти Республики Карелия.
Основные понятия
3. Для целей настоящего Регламента используются следующие термины и понятия:
1) администратор - орган исполнительной власти Республики Карелия, осуществляющий обеспечение функционирования ЕСЭДД;
2) участник - орган исполнительной власти Республики Карелия;
3) пользователь - сотрудник органа исполнительной власти Республики Карелия, в должностные обязанности которого входит ведение документооборота и делопроизводства;
4) функциональный сотрудник - сотрудник органа исполнительной власти Республики Карелия, в должностные обязанности которого не входит ведение делопроизводства;
5) ЭП - усиленная квалифицированная электронная подпись;
6) РКК - регистрационно-контрольная карточка документа.
Порядок работы в ЕСЭДД
4. Регистрация документов в ЕСЭДД осуществляется однократно. Документы, ранее зарегистрированные в ЕСЭДД, повторно не регистрируются, им присваивается уже существующий номер.
Передача документов между участниками, а также внутри структурных подразделений участников отражается в реестрах и журнале передачи документов в ЕСЭДД.
5. Номенклатура дел утверждается каждым участником самостоятельно, обновленные сведения направляются в письменном виде в адрес администратора для внесения изменений в соответствующие справочники системы.
Функции и обязанности
пользователя и функционального сотрудника
6. В обязанности пользователя входит:
1) ведение документооборота и делопроизводства;
2) осуществление выборочной проверки правильности заполнения информационных полей ЕСЭДД функциональными сотрудниками.
7. Пользователь осуществляет следующие функции:
1) регистрирует входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию;
2) пересылает зарегистрированные входящие и внутренние документы функциональным сотрудникам в соответствии с поручением (резолюцией) руководителя участника, внесенным в РКК;
3) пересылает зарегистрированные исходящие документы;
4) сканирует и прикрепляет к РКК электронный документ;
5) вносит проекты поручений (резолюций) руководителя участника в РКК;
6) вносит поручения (резолюцию) руководителя участника в РКК;
7) проставляет в РКК отметки о списании оригинала или копии документа "В дело" согласно номенклатуре дел;
8) при необходимости осуществляет редактирование справочника "Список организаций";
9) осуществляет контроль за сроками исполнения поручений (резолюций) руководителя участника.
8. Функциональный сотрудник осуществляет следующие функции:
1) принимает к исполнению документы в соответствии с поручением (резолюцией) руководителя участника;
2) проставляет отметку об исполнении в РКК.
Пользователи и функциональные сотрудники (далее - сотрудники участника) несут ответственность за правильность и достоверность внесенных ими сведений и изменений в ЕСЭДД.
9. Каждое рабочее место сотрудника участника подключается к ЕСЭДД на основании письменной заявки участника согласно приложению к настоящему Регламенту.
На основании письменной заявки администратор организует:
1) установку программного обеспечения ЕСЭДД на компьютер сотрудника участника;
2) регистрацию сотрудника участника в базе данных ЕСЭДД;
3) передачу идентификационных данных (логин и пароль) для доступа в ЕСЭДД.
10. Сотрудник участника не имеет права передавать свои идентификационные данные другим лицам. Сотрудник участника обязан не реже 1 раза в год самостоятельно менять свой пароль.
В случае утраты пароля или когда пароль стал известен другим лицам, выдача нового пароля производится администратором на основании письменной заявки.
Изменения в справочники ЕСЭДД вносятся администратором в течение одного рабочего дня со дня поступления уведомления о кадровых изменениях в структурных подразделениях участника.
Обязанности администратора
11. В обязанности администратора входит:
1) настройка ЕСЭДД, формирование и корректировка справочников ЕСЭДД, настройка системных параметров и шаблонов, установление прав доступа сотрудника участника ЕСЭДД, в том числе по отношению к различным видам и группам документов;
2) просмотр протокола работы пользователей, проверка правильности ввода информации в ЕСЭДД. При выявлении систематических ошибок, допускаемых сотрудниками участника, информация доводится до руководителя участника;
3) контроль за соблюдением порядка работы со сведениями ограниченного доступа в ЕСЭДД осуществляется администратором совместно со структурным подразделением участника, для которого эти сведения предназначены.
12. Администратор обеспечивает установку серверной и клиентской частей, необходимого общесистемного программного обеспечения, резервное копирование данных.
Работа с обращениями граждан
13. Работа по рассмотрению, учету и анализу обращений граждан в ЕСЭДД осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации по вопросам рассмотрения обращений граждан.
14. По итогам формирования гражданином обращения в орган исполнительной власти Республики Карелия путем заполнения соответствующей формы виртуальной приемной на Официальном интернет-портале Республики Карелия (http://gov.karelia.ru/) и его отправки обращению автоматически присваивается имитационный номер, который направляется гражданину по электронной почте. Имитационный номер позволяет заявителю отслеживать ход работы с обращением после его регистрации в ЕСЭДД.
15. Обращение с Официального интернет-портала Республики Карелия поступает в адрес участника в виде сообщения электронной почты, в котором указывается вся необходимая информация для регистрации обращения в ЕСЭДД, в том числе и имитационный номер.
16. После регистрации обращения гражданина в ЕСЭДД пользователь направляет информацию о регистрационном номере по адресу электронной почты (при наличии), указанному заявителем.
Электронный документ в ЕСЭДД
17. В ЕСЭДД создаются и используются:
1) документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
2) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе;
3) электронные документы, отправляемые и поступающие по защищенной системе межведомственного электронного документооборота от федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, органов местного самоуправления, подведомственных государственных унитарных предприятий и государственных учреждений, а также от органов управления государственных внебюджетных фондов.
18. Электронный документ, подписанный ЭП, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати.
19. Передача электронных документов, подписанных ЭП, между участниками является достаточным условием, позволяющим идентифицировать участника и принять электронный документ к рассмотрению и исполнению.
20. Во внутреннем документообороте участника могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых ЭП не используется.
21. К РКК в обязательном порядке присоединяется файл (файлы) с текстом документа.
Допустимый формат прикрепляемых файлов:
1) для электронных документов: MS Word (DOC, DOCX), MS Excel (XLS, XLSX), текстовый формат (TXT);
2) для электронных образов документа: Portable Document Format (PDF), Tagged Image File Format (TIFF).
Описание форматов для передачи электронных образов документов:
1) Portable Document Format (PDF) версии 1.5, растровый формат отображения информации, режим сканирования - черно-белый, разрешение - 300 dpi;
2) Tagged Image File Format (TIFF); электронный образ страницы документа в формате TIFF, компрессия TIFF CCITT Group 4 (2D) Fax, 300 dpi, многостраничный, монохромный (черно-белый) с глубиной цвета 1 бит.
Передача электронных документов в виде файлов других форматов должна согласовываться участниками.
Размер прикрепляемого файла не должен превышать 2 МБ.
Пересмотр перечня регистрационных данных электронных документов и форматов прикрепляемых файлов в процессе использования ЕСЭДД, а также своевременное доведение их до участников возлагается на участника, создавшего документ.
22. Поручения (резолюции) руководителя (участника) по исполнению электронных документов, отчеты об их исполнении вводятся в РКК, заверяются ЭП и являются неотъемлемой частью электронного документа.
Порядок хранения и уничтожения электронных документов
23. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участника и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел участник учитывает перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, и указывает в номенклатуре дел, что дело ведется в электронной форме (с отметкой - ЭД).
24. Электронные документы подлежат хранению в ЕСЭДД в течение сроков, определенных номенклатурой дел участника.
25. Срок хранения РКК устанавливается номенклатурой дел участника в соответствии со сроками хранения журналов для регистрации документов.
26. По истечении срока хранения электронных документов РКК подлежат уничтожению на основании акта об уничтожении, утверждаемого руководителем участника.
Требования к технологическим
и программным средствам обеспечения
27. База данных ЕСЭДД и серверная часть программного обеспечения размещаются на серверах в органе исполнительной власти Республики Карелия, осуществляющем обеспечение функционирования ЕСЭДД.
28. Резервное копирование базы данных ЕСЭДД производится не реже чем 1 раз в сутки.
Серверы должны функционировать в круглосуточном режиме. Допускается отключение серверов на профилактику сроком до 6 часов 1 раз в месяц.
29. В целях защиты информации, размещенной в ЕСЭДД, от неправомерного доступа обеспечивается электронное протоколирование действий участников, позволяющее обеспечивать учет всех действий по размещению, изменению и удалению информации в ЕСЭДД, фиксирование точного времени и информации о сотруднике участника, осуществившем изменения и ознакомившемся с информацией.
Приложение
к Регламенту
работы в Единой системе
электронного документооборота
и делопроизводства "Дело"
Заявление на предоставление клиентских лицензий
Единой системы электронного документооборота и
делопроизводства "Дело" (ЕСЭДД)
___________________________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти Республики Карелия)
в лице ___________________________________________________________________,
(должность, фамилия, имя, отчество)
действующего на основании _________________________________________, просит
___________________________________________________________________________
(полное наименование удостоверяющего центра)
организовать выдачу лицензий Единой системы электронного документооборота и
делопроизводства "Дело" в соответствии с указанными в настоящем заявлении
данными:
№ Наименование поля Значение поля
п/п
1. Общие сведения
1.1. Наименование органа исполнительной власти
Республики Карелия (ОИВ)
1.2. Фамилия, имя, отчество (при наличии отчества)
сотрудника ОИВ
1.3. Должность сотрудника ОИВ
1.4. Наименование структурного подразделения ОИВ
2. Сведения о лицензиях
2.1. Виды необходимых лицензий (Дело-предприятие,
Дело-Web, Сканирование, Поточное сканирование,
Печать штрих-кода, Поиск по штрих-коду, ЭЦП и
Шифрование)
2.2. Количество необходимых лицензий
3. Сведения о рабочей станции сотрудника
3.1. Стационарный IP-адрес рабочей станции (в
случае использования VipNet-координатора для
организации доступа к ЕСЭДД)
4. Права доступа в картотеке органа исполнительной власти
4.1. Регистрация документов (да/нет)
4.2. Поиск документов (да/нет)
4.3. Редактирование РКК (да/нет)
4.4. Удаление РКК (да/нет)
4.5. Получение отчетов (да/нет)
4.6. Списание документов в дело (да/нет)
4.7. Отправка по e-mail (да/нет)
4.8. Добавление файлов (да/нет)
4.9. Чтение файлов (да/нет)
4.10. Редактирование файлов (да/нет)
4.11. Удаление файлов (да/нет)
4.12. Просмотр поручений (да/нет)
4.13. Ввод резолюций (от чьего имени)
4.14. Контроль исполнения поручений (от чьего имени)
4.15. Добавление организаций и граждан (да/нет)
4.16. Визирование проектов (да/нет)
4.17. Подписание проектов (да/нет)
Руководитель ОИВ:
_________________________ ____________________ ______________________
(Наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
руководителя ОИВ)
М.П.
------------------------------------------------------------------
По датам
Введите даты для поиска:
Информация
Ключевые слова